 |
ヘルプ（v2.3） |
Powershift > PowerAddress > ヘルプ > v2.3 ヘルプ
| 1. 概要 | 2. 基本事項 | 3. レイアウト | 4. フィールド | 5. メニュー | 6. その他 |
| ※ご注意ください このヘルプは PowerAddress v2.3 のものです。 最新版のヘルプは「v4.7 ヘルプ」をご覧ください。 New! |
リスト
対象レコードをリスト形式で表示するレイアウトです。レコードの一覧表示、ソート、クイック検索などが行えます。 メニュータブ下はリスト切り替えボタンです。 PowerAddress では、所属一覧、所属住所一覧、自宅住所一覧、電話番号などを配置したTEL・Mail・HP一覧がご利用いただけます。
■レコードの一覧表示
リストの１行が１レコードとなります。姓名欄をクリックするとカードレイアウトへ切り替わります。
■ソート
リストのタイトルをクリックすると、その項目で対象レコードをソートします。リストタイトル以外のソートは、「メニュー > 特別」から行います。
■クイック検索
リスト切り替えボタン下の「あ」〜「マーク」はクイック検索ボタンです。例えば、「あ」ボタンを押すと、全レコードから識別名（姓、名、所属の何れか）の先頭文字が「あ行」のレコードを検索します。「他」ボタンは、あ〜わ行以外のレコードを、「マーク」ボタンは、マーク付けされたレコーを検索します。データベース内に該当レコードがないボタンはグレー表示となります。
■リストレイアウトのレコードをコピーするには
レコード内のフィールドをまとめてコピーすることができます。 リストレイアウトの連結された住所や、カード内の１レコードをコピーするのに便利です。コピーしたデータはタブ区切りテキストとしてクリップボートにコピーされます。テキストファイルや表計算ソフトへコピーするなどしてご利用ください。フィールドの順番は、レイアウト上での配置位置順です。 コピーの方法は以下の通りです。 レコードをクリックしてから、編集メニューのコピーを実行します。
カード
レコードをカード形式で表示するレイアウトです。 レコードの入力、カード検索などが行えます。
■カード表示、入力
カード１ページが１レコードとなります。 メニュータブ下のカード見出しは、カラーラベルを兼ねた識別名（姓、名、所属の何れか）です。
- 姓、名、所属が未入力の場合は、「名称未設定」が表示されます。
- 姓、名、何れかが入力されている場合は、「姓 名」が表示されます。
- 姓、名が未入力で所属が入力されている場合は、「所属名」が表示されます。
- 姓名反転チェックボックスを選択すると、「姓 名」が「名 姓」となります。
所属と自宅のコンタクト情報（住所,TEL,FAX,Mail,HP）は、住所欄の上のタブで切り替えます。英表記チェックボックスを選択すると、住所欄が英語表記用に切り替わります。 "(Town)" などカッコ書きのフィールドラベルは、日本語表記にしたときのフィールド名です。米国宛て等の場合は、Street Address の欄に番地・ストリート名、アパート番号またはスイート番号を入力してください。
| 日本語表記 | 英語表記 |
| 国名 | Country |
| 郵便番号 | Zip |
| 都道府県 | Region |
| 市区町村 | City |
| 町域 | Street Address |
| 番地 | - |
| 建物名等 | - |
メモ情報と家族情報も、メモ／家族情報欄の上のタブで切り替えます。宛名の連名設定は家族情報欄で行います。各フィールドについての詳細は、フィールドの章をご覧下さい。
■カード検索
フィールドを指定して検索条件を設定できます。 検索対象のフィールドに検索キーワードを入力し、enter キーを押すか「検索」ボタンをクリックしてください。 検索実行後の結果が対象レコードとなります。
■カードレイアウトのレコードのコピーするには
レコード内のフィールドをまとめてコピーすることができます。 リストレイアウトの連結された住所や、カード内の１レコードをコピーするのに便利です。コピーしたデータはタブ区切りテキストとしてクリップボードにコピーされます。テキストファイルや表計算ソフトへコピーするなどしてご利用ください。フィールドの順番は、レイアウト上での配置位置順です。コピーの方法は以下の通りです。
フィールド以外の場所をクリックしてから、編集メニューのコピーを実行します。同様の操作はコンテクストメニューの「レコードをコピー」でも行えます。
横断検索
フィールド間を横断的に検索します。 検索対象レコードは全レコードです。 検索対象フィールドは、全てのテキストフィールドです。（※注）
■検索方法 １つまたは複数の検索キーワードを入力した後、return キーを押すか、検索ボタンをクリックしてください。 検索実行後の結果が対象レコードとなります。
住所はフィールド間にまたがっていても検索可能です。
例）東京都港区
テキストの他、メールアドレスのような記号入りテキストもそのままの入力で検索可能です。
例）info@powershift.ne.jp
■検索オプションについて
検索キーワード入力欄の左にあるポップアップメニューで、検索オプションを指定することができます。
・指定なし
全レコードから新規検索します。
・絞り込み
対象レコードから、条件に合致したレコードを絞り込みます。
・拡大
全レコードから検索し、その結果を対象レコードに加えます。
（※注）
年齢、作成日、更新日は除きます。これらの値を検索したい場合は、カード検索をご利用ください。
インポート（取り込み）
指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポートします。 新規レコードの追加、置き換え、更新が可能です。 データの置き換えまたは更新を実行する場合は、既存のレコードが上書きされます。実行前にバックアップを行うことをお勧めします。
■インポートの手順
１、
ファイルタイプに応じた[インポート] ボタンを押します。
２、
[ファイルを開く] ダイアログが表示されます。（※注1、2）
インポートするファイルとファイルタイプを指定します。
全てのファイルタイプを参照する場合は [すべて] を指定してください。
３、
[フィールドデータの取り込み順] ダイアログが表示されます。
インポートするフィールドと取り込み方法を指定します。
４、
[取り込みオプション] ダイアログが表示されます。
入力値の自動化オプションを選択し、[OK] ボタンを押してください。
オプションは常にチェックしておくことをお勧めします。
（※注1）
vCardファイルをインポートする際は、ファイルのみの指定となります。
（※注2）
DBFファイルをインポートする際は、ファイルタイプをDBFに指定してから、ファイルを選択してください。
■フィールドの指定
[フィールドデータの取り込み順] ダイアログの [データのスキャン] 矢印をクリックして、各レコード内のデータを確認してください。 左側に表示されているのが、インポートレコードのフィールドです。 右側に表示されているのが、インポート先のフィールドです。グレー表示のフィールドへはインポートできません。 インポートするフィールドが左右同じ位置になるよう順序を揃えます。 フィールド順序を変更するには、右側のフィールドの上下矢印をポイントし、任意の位置までドラッグします。（※注3）
左右のデータとフィールドの間の記号が目的のものではない場合は、適切な記号が表示されるまでクリックしてください。
（※注3）
PowerAddress のフィールドの表示順は、カードに配置したフィールド順になるよう事前設定されています。 [フィールドデータの取り込み順] ダイアログ内の「表示順：最後に使用した順序」は、最後に事前設定した順序の意で、お客様が最後に使用した順序ではありません。
■取り込み方法について
３種類の取り込み方法から選択できます。
・新規レコードとして追加する
インポートしたレコードを新規レコードとして追加します。
・現在の対象レコードのデータと置き換える
現在の対象レコードのデータがインポートファイルのデータで置き換えられます。１番目の対象レコードが１番目のインポートレコードに、２番目の対象レコードが２番目のインポートレコードにと順番に置き換えられていきます。
・現在の対象レコード内で一致するレコードを更新する
対象レコードの照合フィールドとインポートレコードの照合フィールドが一致した場合、対象レコードがインポートレコードで更新されます。 「一致しないレコードを追加する」オプションをチェックすると、照合フィールドが一致しないインポートレコードを新規レコードとして追加します。 照合フィールドは、データベース内のそれぞれの項目を個別に識別できるものである必要があります。対象レコードの照合フィールドが重複している場合は、その全ての対象レコードが更新されます。逆にインポートレコードの照合フィールドが重複している場合は、最後に一致したインポートレコードで更新されます。照合フィールドは複数のフィールドを指定することもできます。
■入力値の自動化オプションについて
このオプションを指定すると、入力値を自動化しているフィールドが、あらかじめ定義していた初期値に設定されます。 入力値を自動化しているフィールドは以下の通りです。
・USR_敬称 〜 初期値「様」
・USR_敬称_配偶者 〜 初期値「様」
・USR_敬称_子供1 〜 初期値「様」
・USR_敬称_子供2 〜 初期値「様」
・USR_敬称_子供3 〜 初期値「様」
・USR_連名_その他 〜 初期値「ご家族様」
・REC_更新日 〜 初期値「修正日」
■インポート可能なファイルタイプ
・タブ区切りテキスト
・コンマ区切りテキスト
・XML（XSLT適用可）
・ファイルメーカーPro
・Excel
・WKS
・SYLK
・DIF
・Merge
・BASIC
・DBF
・vCard 2.1（Shift JIS）
・vCard 3.0（Shift JIS）
エクスポート（書き出し）
指定されたファイルにレコードをエクスポートします。 エクスポートの対象は、現在の対象レコードです。
■エクスポートの手順
１、
ファイルタイプに応じた[エクスポート] ボタンを押します。
２、
[ファイルへのレコードの書き出し] ダイアログが表示されます。（※注）
エクスポートするファイル名とファイルタイプを指定します。
画像をエクスポートする場合は、ファイルタイプを[ファイルメーカーPro]にしてください。
３、
[フィールドデータの書き出し順] ダイアログが表示されます。（※注）
エクスポートするフィールド等を指定し、[書き出し] ボタンを押します。
（※注）
vCardファイルをエクスポートする際は、ファイル名のみの指定となります。
■フィールドの指定
左側に表示されているのが、エクスポート可能なフィールドの一覧です。 右側に表示されているのが、実際にエクスポートするフィールドの一覧です。 エクスポートするフィールドの一覧は、インポート機能と互換性のあるフィールドがあらかじめ指定されています。
インポート機能と互換性のあるフィールド：USR_カテゴリ 〜 OBJ_画像
この状態でエクスポートしたファイルは、インポート時にフィールドの順番を変更することなくそのまま取り込めます。インポート機能と互換性がないフィールド（姓名ふりがなの全角カナ／半角カナ、都道府県以降を連結した住所、誕生日の年月日を連結したもの、年齢など）をエクスポートする場合は、左側の一覧からフィールドを選択し、エクスポートするフィールドの一覧に追加してください。
インポート機能と互換性のないフィールド：USR_識別名 〜 USR_年齢
なお、エクスポートするフィールドの種類や順番は自由に変更できますので、 画面中央の「全て消去」、「移動」、「全て移動」を使いエクスポートするフィールドを決めてください。「全て消去」をクリックすると、エクスポートするフィールドの一覧がクリアされます。左側のフィールドをダブルクリックまたはフィールドを選択し「移動」をクリックすると、選択したフィールドがエクスポートするフィールドの一覧に追加されます。「全て移動」をクリックすると、全てのフィールドが追加されます。エクスポート順を変更するには、右側のフィールドの上下矢印をポイントし、任意の位置までドラッグします。
■エクスポートされるデータの書式設定オプション
・出力をフォーマットしない
データをフィールドに入力した通りにエクスポートします。
・現在のレイアウトに合わせてフォーマット
現在のレイアウトに含まれているフィールドに設定されている書式で数値、日付、時刻フィールドを使用します。 このオプションは、SYLK、DBF、または DIF 形式では選択することができません。
■エクスポート可能なファイルタイプ
・タブ区切りテキスト
・コンマ区切りテキスト
・XML（XSLT適用可）
・ファイルメーカーPro
・HTML 表形式
・WKS
・SYLK
・DIF
・Merge
・BASIC
・DBF
・vCard 2.1（Shift JIS）
・vCard 3.0（Shift JIS）
■その他
PowerAddress では、「集計区分...」は使用しません。
印刷
はがき用の宛名印刷を行うレイアウトです。住所切り替え、用紙方向及び文字方向の切り替え、連名設定などが行えます。 PowerAddress では、所属宛てと自宅宛ての２種類が印刷できます。印刷する前に、宛先の住所、用紙方向及び文字方向、注記などを確認してください。
宛先の選択
- 所属宛て
- 自宅宛て
用紙方向及び文字方向の選択
- 縦置き横書き（画像印刷対応）
- 縦置き縦書き（画像印刷対応）
- 横置き横書き、中央配置（国際郵便対応）
- 横置き横書き、左右配置（国際郵便対応）
１度の印刷で、これらの設定を混在させることはできません。 また、複数のレコードを印刷する場合は、対象レコードが印刷対象のレコードになっているか、AIRMAIL等の注記（はがき横置き時のみ）は印刷対象にあっているか、用紙設定は正しいかなどを確認してください。
■住所切り替え
メニュータブ下の住所切り替えボタンか、住所欄の上のタブにて行います。
■用紙方向及び文字方向の切り替え
住所切り替えボタン下のはがきアイコンで切り替えます。
■宛名書式の設定
「設定> 印刷」レイアウトの「宛先と宛名の書式」で指定したものが使われます。プレビューの「宛先」をクリックして切り替えることもできます。
■差出人情報の設定
「設定> 印刷」レイアウトの「差出人情報の設定」で指定したものが使われます。プレビューの「差出人情報」をクリックして切り替えることもできます。
■差出人画像の設定
「設定> 印刷」レイアウトの「差出人画像の設定」で指定したものが使われます。プレビューの「差出人画像」をクリックして切り替えることもできます。
■連名設定
連名の設定は自宅宛てのみです。 住所を自宅宛てにして、「連名設定」のチェックボックスをクリックしてください。
■用紙設定
用紙サイズは「はがき」に、用紙方向は縦置き時は「縦」に、横置き時は「横」に設定してください。
■印刷
全ての対象レコードを印刷する場合は、印刷ダイアログボックスのポップアップメニューから [PowerAddress] を選択し、 [対象レコード] を指定してください。 現在選択されているレコードのみを印刷したい場合は、[現在のレコード] を指定してください。 その他の印刷オプションは、使用するプリンタやシステムソフトウェアによって異なります。印刷オプションの詳細については、使用するプリンタとシステムのマニュアルを参照してください。
設定
PowerAddress の諸設定を行います。
■一般
ソフトウェア全般の挙動を設定します。
■カラーラベル
カラーラベルの設定を行います。 カラーラベルは、リストの左から２列目とカードの姓名欄です。
■カスタムメモ
カードのカスタムメモ１〜４（テキスト形式のメモ）、カスタムメモ５〜８（ポップアップ形式のメモ）の項目名を設定します。
■横断検索
検索結果の表示方法とキャンセル時の挙動を設定します。
■郵便番号DB
郵便番号データベースに関係する諸設定を行います。
■印刷
はがき印刷の設定を行います。
■ライセンス
ライセンス情報の管理を行います。
で 