基本的な用語

基本的な用語についてご説明します。

■フィールドとは
名前、住所、電話番号など、個々の情報を入力する欄をフィールドと呼びます。

■レコードとは
一人分のフィールドの集まりをレコードと呼びます。

■現在のレコードとは
現在選択中の１レコードを現在のレコードと呼びます。処理対象レコードそのものです。現在のレコードに対し、削除、複製、対象レコードからの除外、エクスポート、印刷などの処理を行うことができます。
「リスト」レイアウト上では、画面左の固定垂直バー（黒い縦棒）が現在のレコードを示しています。任意の行の姓名欄以外のところをクリックすると、現在のレコードが点線で囲まれます。カードレイアウトでは、カード１ページが現在のレコードとなります。

■対象レコードとは
検索等で抽出した一連のレコードを対象レコードと呼びます。処理対象レコードの集まりと言ってもいいでしょう。対象レコードに対し、データの表示、編集、ソート、削除、インポートによる置き換え及び更新、エクスポート、印刷などの処理を一括して行うことができます。

■レイアウトとは
フィールドを配置した画面のことをレイアウトと呼びます。 PowerAddress では、レコードを一覧表示する「リスト」や、データを入力するための「カード」などがあります。



基本的な使い方

基本的な操作方法についてご説明します。

■PowerAddress の起動、終了
起動は、PowerAddress フォルダ内の PowerAddress アイコンをダブルクリックしてください。 終了は、PowerAddres メニューから、「PowerAddress を終了」を選択してください。ショートカットは、コマンドキー + Ｑ です。

■レイアウトの切り替え
アプリケーションウィンドウ内のメニュータブをクリックしてください。いくつかのレイアウト切り替えは、表示中の住所と連動しています。例えば、カード内の住所表示が自宅のときに印刷レイアウトへの切り替えを行うと、自宅宛ての印刷レイアウトが表示されます。また、いくつかのレイアウト内には、表示項目を切り替えるためのサブメニュー（リストの種類を切り替えるなど）やボタン（住所を切り替えるなど）があります。

・リスト 　
対象レコードをリスト形式または表形式で表示するレイアウトです。

・カード 　
レコードをカード形式で表示するレイアウトです。

・横断検索 　
フィールド間を横断的に検索するレイアウトです。

・インポート 　
指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポート（取り込み）するレイアウトです。

・エクスポート 　
指定されたファイルにレコードをエクスポート（書き出し）するレイアウトです。

・印刷 　
はがきやラベルシートへの宛名印刷を行うレイアウトです。

・設定 　
PowerAddress の諸設定を行うレイアウトです。

■レコードの基本操作について
レコードの新規追加、複製、削除、除外、カード検索、対象レコードの入れ替え、全レコードの表示などの基本操作は、リスト／カード／印刷レイアウト上にあるボタンをクリックします。

・新規 　
レコードを新規追加します。 インポートによりレコードを追加することもできます。

・複製 　
レコードを複製します。 複製元のレコードを選択した後、「複製」ボタンをクリックしてください。

・削除... 　
レコードを削除します。削除したいレコードを選択した後、「削除...」ボタン　をクリックしてください。対象レコードを全て削除することもできます。

・対象外... 　
指定したレコードを対象レコードから除外します。複数のレコードを除外することもできます。複数のレコードを除外する際は、現在のレコードを起点に除　外数を指定します。現在のレコード以降の全てを除外したいが除外数を数えるのが面倒という場合は、適当な大きな数字（100件の対象レコードがある場合は999など）を指定してください。有効数を割り出し除外します。

・検索 　
カード検索（フィールドを指定して検索）を行います。

・入れ替え 　
対象レコードと、対象レコード以外のレコードを入れ替えて表示します。

・全て表示 　
全てのレコードを表示します。対象レコードは全レコードとなります。

■データの入力、確定について
フィールドに入力された値は、データが確定された後、自動的に保存されます。データの確定は enterキーを押すか、フィールド以外の場所をクリックします。returnキーは、フィールド内での改行となります。

■住所の入力について
PowerAddress の住所フィールドは、「郵便番号」、「都道府県」、「市区町村」、「町域」、「番地」、「建物名」の６つのフィールドに分かれています。必ずしもこの分類方法を強制するものではありませんが、住所を分割して管理しておけば、レコードを他ファイルへ書き出した際に様々なフォーマットに対応でき、一度入力された住所データを効率的に管理・活用できるでしょう。分割されていない住所を編集するのは大変な作業です。

■郵便番号データベースについて
カードまたは印刷画面に配置している「所属」ラベルと住所欄の「〒」マークは、郵便番号データベースの起動ボタンとして機能します。郵便番号データベースを起動すると、対応したフィールドの内容で郵便番号データベースを検索し、候補がある場合はそのリストを表示します。候補の中から転載するデータ（〒、住所、事業所名、全て）をクリックすると、該当するフィールドへデータが転載されます。 　

住所から郵便番号を検索するときは　※
・漢字のほか住所のよみ（ひらがな）でも検索可能
・住所の一部でも検索可能
・「が、ガ、ヵ、ケ、ヶ」は、何れの表記でも検索可能
・「つ、っ、ツ、ッ」は、何れの表記でも検索可能
・「之、の、ノ」は、何れの表記でも検索可能
・「大字、字」は省略して検索可能
・アラビア数字（全角／半角）でも漢数字（単位あり／なし）でも検索可能 　
　例）北２０条、北20条、北二十条、北二〇条 　

郵便番号から住所を検索するときは
・ハイフンは付けても付けなくても検索可能
・１〜７桁に対応

事業所名から住所または郵便番号を検索するときは
・法人格は省略して検索可能

検索候補からデータを転載するときは
・検索方法に関わらず、郵便番号、住所、事業所名を個別に転載指定することも
　それら全てを一括して転載することも可能

郵便番号データベースの検索方法は、シンプルな１ボタン方式
・所属ラベルをクリック
　所属欄に入力値があればその値で検索します。
　所属欄に何も入力されていなければ、郵便番号データベースの検索画面を開きます。
・所属住所の〒マークまたは、自宅住所の〒マークをクリック
　郵便番号欄に入力値があればその値で検索します。
　都道府県以降の欄（建物名除く）に入力値があれば、それらを連結した値で検索します。
　郵便番号と住所欄の両方に入力値がある場合は、どちらの値で検索するかを問うダイアログが開きます。
　郵便番号と住所欄に何も入力されていなければ、郵便番号データベースの検索画面を開きます。

PowerAddress 郵便番号データベースの起動には、PowerAddress フォルダ内の zipcode ファイルが必要です。また、「設定> 郵便番号DB」画面で「郵便番号データベースを使う」がチェックされていることを確認してください。

※京都の通り名について
京都府は通り名を除いた町名に郵便番号を設定しています。 住所から郵便番号を検索する際は、通り名を除いて検索してください。例）「京都市上京区今出川通常福寺西入２町目東上善寺町」の場合は「京都市上京区東上善寺町」で検索します。一部のデータは通り名が入っていても正しく検索できますが、意図しない検索結果 が表示された場合は、通り名を除いた住所で再検索してください。

■レコードの状態表示
リスト／カード／印刷レイアウトの画面右上には、レコードの状態を示す情報が表示されています。

・番号 　
対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを表示します。 対象レコードをソートすると番号も変わります。

・対象 　
対象レコードの数を表示します。

・総数 　
全レコードの数を表示します。

・順序 　
対象レコードのソート状態を表示します。 ソート名の前の記号「▲」は昇順、「▼」は降順を表しています。 ソート後、レコードが新規追加または複製され、対象レコードが部分的にソートされているときは「△」や「▽」となります。

■メニューコマンドについて
メニューバーとコンテクストメニュー（フィールド内またはフィールド外で control キーを押しながらクリック）には、PowerAddress のデータベースエンジンである FileMaker Pro のメニューコマンドと、PowerAddress 固有のメニューコマンドがあります。PowerAddress 固有のメニューコマンドは、メニューバーの「特別」項目です。メニューコマンドは、モードの違いやフィールド選択状態などにより、使用できる項目が変わります。

■モードについて
PowerAddress には、ブラウズモード、検索モードの２つの状態があります。データの入力や閲覧など、ほとんどの操作はブラウズモードで行います。検索を行なうときだけ検索モードに切り替わり、検索条件の入力待ちとなります。検索が終わると自動的にブラウズモードに切り替わります。モードの違いにより、使用できるメニューコマンドが変わります。