ここでは以下の項目について説明します。

• レコードの表示
• レコードの基本操作
• データの入力と編集
• 郵便番号データベース
• レコードの検索、ソート
• インポート（取り込み）
• エクスポート（書き出し）
• レコードの印刷
• 住所録データファイル

データの入力と編集方法について説明します。

• データの入力、確定
• フィールド内容の全置換
• フィールド内容の最適化
• フィールド内容の複製、移動、入れ替え
• マークを一括して ON/OFF
• ふりがなの自動生成
• 姓名、誕生年月日の分割

フィールドへのデータの入力方法について説明します。

リストレイアウトでデータを入力するには：

1. リストのサブメニューから「一覧」を選択します。
   
   
2. 入力したいフィールドをクリックし入力します。Tab キー や return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。
   
   

カードまたは印刷詳細レイアウトでデータを入力するには：

1. カードまたは印刷詳細レイアウトを表示します。
   
   
2. 入力したいフィールドをクリックし入力します。Tab キー や return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。
   
   

入力したデータを確定するには：

フィールドに入力された値は、データが確定された後に自動的に保存されます。 データは、次の操作を行った時点で確定されます。

• 他のレコードを選択する
  
  
• 現在のフィールド以外の場所をクリックする
  
  
• Windows 版の場合、テンキーの Enter、または Ctrl+Enter（テンキーがない場合）を押す
  
  
• Macintosh 版の場合、enter キーを押す

指定したフィールドの内容を、任意の値で置き換えることができます。
この処理は対象レコード全てに対して適用されます。

フィールド内のデータを全置換するには：

1. 必要に応じて対象レコードを編成します。
   全てのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードを全て表示します。
   
   
2. 置換対象のフィールドを選択します。
   
   
3. 置換したいデータを入力します。空欄で置換したい場合は空欄のままにします。
   
   
4. 置換対象のフィールドが選択された状態で、メニューのその他から「フィールド内容の全置換...」を選択します。
   
   
5. フィールド内容の全置換ダイアログの内容を確認し、「置換」をクリックします。

対象レコードまたは、現在のレコード内の全フィールドを最適化します。文字書式（フォントやサイズ等）はデフォルト書式に、半角入力を推奨するフィールド（TEL や Mail 等）は半角文字に変換します。また、データの前後に余分な空白がある場合や、末尾に不要な改行がある場合はそれらを取り除きます。

フィールド内のデータを最適化するには：

1. 処理対象を複数のレコードにする場合は、必要に応じて対象レコードを編成します。全てのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードを全て表示します。
   
   
2. メニューのその他から「フィールド内容の最適化...」を選択します。※
   
   
3. フィールド内容の最適化ダイアログの内容を確認し、処理対象のレコードを選び実行します。

※検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。

フィールドの内容の複製、移動、入れ替えを行う画面が表示されます。 それぞれ、処理対象のレコード（対象レコードか現在のレコードか）を指定することができます。

■フィールド内容の複製
複製元のフィールド内のデータを、複製先のフィールドへ複製します。 実行後、複製元と複製先のフィールド内容は同じものになります。

■フィールド内容の移動
移動元のフィールド内のデータを、移動先のフィールドへ移動します。 実行後、移動元のフィールドは消去され、移動先のフィールドにデータが移ります。

■フィールド内容の入れ替え
指定した２つのフィールド内のデータを入れ替えます。

フィールド内のデータ他のフィールドへ複製するには：

1. 処理対象を複数のレコードにする場合は、必要に応じて対象レコードを編成します。全てのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードを全て表示します。
   
   
2. メニューのその他から「フィールド内容の複製, 移動, 入替...」を選択します。※
   
   
3. データの複製元フィールドと複製先フィールドを指定し、「複製する」ボタンをクリックします。

※検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。

フィールド内のデータ他のフィールドへ移動するには：

1. 処理対象を複数のレコードにする場合は、必要に応じて対象レコードを編成します。全てのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードを全て表示します。
   
   
2. メニューのその他から「フィールド内容の複製, 移動, 入替...」を選択します。※
   
   
3. データの移動元フィールドと移動先フィールドを指定し、「移動する」ボタンをクリックします。

※検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。

フィールド内のデータを入れ替えるには：

1. 処理対象を複数のレコードにする場合は、必要に応じて対象レコードを編成します。全てのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードを全て表示します。
   
   
2. メニューのその他から「フィールド内容の複製, 移動, 入替...」を選択します。※
   
   
3. 入れ替えたいフィールドを指定し、「入れ替える」ボタンをクリックします。

※検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。

対象レコードの「マーク」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。

対象レコードの「マーク」フィールドを全て ON または OFF にするには：

1. 「マーク」フィールドが配置されているレイアウト（リスト、カード、印刷詳細など）を表示します。
   
   
2. メニューのその他から「マーク ON/OFF...」を選択します。
   
   
3. 対象レコードのマーク ON/OFF ダイアログで「全てをON」か「全てOFF」をクリックします。

レコード内の姓、名、所属のふりがながを自動生成します。意図しないふりがなが生成された場合は、ふりがなフィールドの値を修正してください。既にふりがなが設定されている場合は何も行いません。

姓、名、所属のふりがながを自動生成するには：

1. 処理対象を複数のレコードにする場合は、必要に応じて対象レコードを編成します。全てのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードを全て表示します。
   
   
2. ふりがながフィールドが配置されているレイアウトを表示します。
   
   
3. メニューのその他から「ふりがなの自動生成...」を選択します。
   
   
4. ふりがなの自動生成ダイアログで処理対処のレコードを選び実行します。

姓または名のフィールドに「山田 太郎」などの姓名を結合したデータがある場合、そのデータを、姓、名の各フィールドに分割します。姓名の間に半角スペースまたは全角スペースがない場合は分割しません。

誕生年、誕生月、誕生日のいずれかのフィールドに、年月日を結合したデータ（1970/5/5など）がある場合、そのデータを、誕生年、誕生月、誕生日の各フィールドに分割します。

姓名を分割するには：

1. 処理対象を複数のレコードにする場合は、必要に応じて対象レコードを編成します。全てのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードを全て表示します。
   
   
2. メニューのその他から「姓名を分割...」を選択します。※
   
   
3. 姓名の分割ダイアログで、処理対処のレコードを選び実行します。

※検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。

生年月日を分割するには：

1. 処理対象を複数のレコードにする場合は、必要に応じて対象レコードを編成します。全てのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードを全て表示します。
   
   
2. メニューのその他から「誕生年月日を分割...」を選択します。※
   
   
3. 誕生年月日の分割ダイアログで、処理対処のレコードを選び実行します。

※検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。