Q. 質問
はがきに印刷したいレコードを検索で抽出しました。この対象レコードには、所属宛てと自宅宛ての両方を印刷したいレコード、所属宛てのみ印刷したいレコード、自宅宛てのみ印刷したいレコードなどが混在しています。これらをまとめて印刷するにはどうしたらいいですか？
A. 回答
まず所属宛ての印刷レコードを検索し、所属宛てを一括して印刷します。次に自宅宛ての印刷レコードを検索し、自宅宛てを一括して印刷します。このように、印刷するレイアウトが所属宛てと自宅宛てに分かれている場合は、少なくとも２回の印刷操作が必要です。それぞれを一括して印刷する方法は以下のページを参考にしてください。
所属宛てと自宅宛ての分類方法や検索方法はいろいろあります。簡単で手軽な方法は、リスト画面を使って不要なレコードを除外していく方法です。より詳しく抽出したい場合は、カード検索を使って任意のフィールドを検索するとよいでしょう。以下参考まで。
リスト画面を使って印刷レコードを抽出する方法
簡単で手軽な方法は、リスト画面でレコードを並び替えながら、不要なレコードを除外していく方法です。例えば、リストの所属住所の画面で「所属住所」の列タイトルをクリックしてください。所属住所が都道府県順（北から南）に並びます。
不要なレコードがある場合は、そのレコードを選択して除外していきます。レコードを選択するには、除外したいレコードの行をクリックします。表示名をクリックするとカード画面に切り替わるので、所属住所の部分をクリックするとよいでしょう。画面右側の「番号」の数字は、現在選択中のレコードが、対象レコードの何番目かを示しています。
レコードを選択したら、[対象外...] ボタンをクリックして、対象レコードから除外します。クリックしたレコード以降をまとめて除外することもできます。
- レコードのソート (並べ替え)
- レコードの除外、対象外…
カード検索を使って印刷レコードを抽出する方法
印刷したいレコードから所属宛てまたは自宅宛てのレコードを抽出します。例えば、所属住所の都道府県のフィールドを * で検索してみてください。所属住所の都道府県が入力済みのレコードがすべて抽出されます。不要なレコードがある場合は、前出の例のように除外していきます。
より詳しく抽出する方法は、レコード毎に”しるし”を付けておき、印刷前にその”しるし”を検索する方法です。例えば、任意のメモ欄を使って、所属宛ては「◎」、自宅宛は「○」などにしたり、カテゴリの欄を「法人」、「個人」などにしておきます。後は”しるし”の付いたフィールドを検索するだけです。
検索はカード検索がよいでしょう。しるしを付けた任意のメモ欄を「◎」や「○」で検索します。もちろん、検索条件の追加、絞り込み、拡大、より複雑な OR 検索、AND 検索なども可能です。データベースならではの柔軟な検索機能をぜひお試しください。以下は関連する FAQ（よくある質問と答え）です。
- 住所録を分類するには？
- 指定した値に一致するレコードを検索するには？
- 住所録の任意の欄を指定して検索することはできますか？
- すべての条件に一致するものを検索 (AND 検索) するには？
- 何れかの条件に一致するものを検索 (OR 検索) するには？
